什麼是會議系統？

字面上的定義，會議系統 是一套完整的音訊設備所組成，可協助參與會議的人員進行舒適的溝通，並同時讓每位與會者都能「聽」得更清楚、「說」得更明白。在一個會議系統中，最醒目的設備就是麥克風，因此會議系統更多人稱呼它為「會議麥克風系統」。

然而，是否開會就一定需要會議系統不可？沒有會議系統就開不了會嗎？

為什麼需要會議系統？在什麼場景需要會議系統？

的確，開會這種人與人溝通最常見的場景，並不是都需要會議系統才能進行。

但您可想像一下，在一個超過 10 人組成的專家，正圍坐在一張大桌子進行市政會議討論，一旁還有將近 100 名市民觀眾觀看。在這場景下，如果只使用一隻無線麥克風在 10 位專家之間傳遞，是不切實際，更可能讓會議進入混亂的場面。這類場景就是會議麥克風系統能發揮極大價值的地方。

常見會議麥克風系統的場景有：

  • 市政議會和政府機構
  • 教室和教育研討會
  • 國際會議活動
  • 新聞發佈中心
  • 董事會會議室
  • 專家會議
巴基斯坦Habib大學

上述這些會議場景的共同特點是：多人參與重大議題討論與訊息發佈。此類會議場景，通常會有兩種重要人物：

  • 主席 Chairman：主持會議的人，可識別發言者，並在設定的時間到達時提醒或進行會議投票等行為（通常是一個人，在特別情況下會有副主席的角色）。
  • 列席 Delegate：或稱為代表，通常有多位列席或代表人在會議中參與討論發言。

在這些會議場景中，如果設置會議麥克風系統，每位與會者都會有個人式或鵝頸式桌上型麥克風（或統稱為麥克風單體 / 列席單體）。這樣一來，他們就可以很順暢地與其他與會者講話與討論，並透過喇叭清楚聆聽其他人的發言。會議主席通常會有一個特殊的單體，具有音量、靜音、識別發言者、發言時間控制、發言順序控制或投票功能等的主席單體。

使用會議系統的好處是什麼？

當一個會議場景設置了會議麥克風系統後，可使與會者享受以下幾種好處：

  • 節省會議時間：由於每個人的桌上都有一個麥克風單體，可避免浪費不必要的時間在麥克風傳遞上。同時，當麥克風打開時，麥克風光環會被點亮，可以很清楚知道誰在講話，省下識別發言者的時間。會議過程中，每節省１分鐘的時間，乘上參與人數，會是非常可觀的時間節省。
  • 優化會議流程：會議麥克風系統具有靜音、音量、發言時間控制和投票控制等功能，這使得主席可以謹慎地控制會議與識別發言者，流暢地按造既訂會議流程進行。
  • 擴大參與率：會議麥克風系統協助與會者輕鬆地參與發言討論。同時，透過擴大機、喇叭等擴音設備，允許更廣大的聽眾關注或參與會議內容，這在市政會議應用中尤其重要。
  • 整合同步口譯：在國際大型會議中，多國語言發言及同步口譯的需求是非常重要的。這時將會議麥克風系統與同步口譯設備一起使用，更有利於將現場發言直接發送給口譯員，以獲得清晰的音頻信號來進行翻譯。
  • 美學及重視感：每一位與會者的桌上都有一座專業級的鵝頸式或桌上型麥克風，除了功能上的效益外，也讓整個場景顯得專業與重要，更標誌著對會議議題的重視及對所有參與者的尊重。與會者也可通過每個麥克風單體，清楚發表個人的聲音與決心。

總的來說，會議麥克風系統的最終目標是將會議的效率提高到更大的範圍，並發揮更大的影響力。

一個完整的會議系統包含哪些設備？

以下列出一個完整的會議系統所包含的設備及主要功能：

1. 主席單體麥克風 (Chairman Unit)：會議主持人可識別發言者，並在發言時間到時提醒他們；亦可組織進行投票表決。因此，主席有一個特殊的麥克風稱為「主席單體」，具有較多功能，例如靜音發言者、發言優先順序設定等。這些按鈕功能，可幫助會議進行順暢與專注。

2. 列席單體麥克風（Delegate Unit)：除了主席之外的麥克風，稱為列席單體。這些單體通常具有一鍵發言按鈕，在作用狀態時會亮燈號作識別。有些單體視產品不同可能會有音量控制、投票按鈕等功能。

3. 中央控制單體 (Central Control Unit, CCU)：這個設備能控制所有麥克風單體。它整合了麥克風聲音輸入、音頻訊號發送、靜音與發言順序模式設定與進階投票功能等等，並決定可容納多少個主席／列席單體數量，可以說是會議麥克風系統中最重要的核心大腦 (了解卡訊電子會議系統)。

以上三個是會議麥克風系統的基本設備，會依照不同的會議場景，增加更多週邊設備與會議系統作整合：

  • 喇叭
  • 擴大器
  • 同步口譯設備
  • 錄音錄影設備
  • 會議系統圖控管理軟體

下一篇我們針對麥克風系統作更進一步的分類及介紹，以技術、型式、收音、設計四個面向做說明，請點此閱讀。

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