現今的溝通模式已不再是透過傳統的電話，不論在何處工作，用什麼軟硬體來學習，安全性都非常重要。在操作遠距應用軟體時，都要採取最佳做法來保護重要的資訊與使用者的隱私，避免駭客企圖透過各種遠距應用軟體的安全漏洞，取得機密資訊，或是執行其他的惡意行為。在使用視訊會議軟硬體時，企業究竟需要注意什麼？
為了安全性，一定要避免使用有資安漏洞和疑慮的軟體，目前市面上常使用且相對安全的視訊會議軟體有 Google Meet、Microsoft Teams、Cisco Webex 等。儘管資安專家表示，無論是任何軟體都會有漏洞，都可能遭到駭客攻擊，但重點是軟體公司透過持續更新進行漏洞修補，請記得隨時更新版本，不僅可以使用最新功能，還能提升安全性與穩定性。從可信賴的官方網站或 App Store 下載軟體，以避免安裝到含有惡意程式的偽造軟體或App。甚至使用商業或企業版授權，以取得更多資安或隱私防護。
透過定期宣導相關政策，提升企業整體資安意識。首要強化相關密碼設定，建議不使用生日、電話等，易破解資訊作為密碼。隨時保持警覺，勿點擊來路不明的郵件或連結，避免受駭、竊取資訊與植入病毒的可能，如有疑慮可向相關人員確認。請直接提供與會者連結，避免在公開平台與社群環境分享會議連結、識別資訊（ID），避免不相關人員混入會議中竊取機密。除了即時更新，定期備份更是重要，此動作可減少資安事件發生時的損失。
除了選用安全的設備、系統與視訊軟體，也要確保連線過程經過加密保護，透過高強度加密協定，避免機敏資訊外洩與竊聽，例如使用 VPN 加密連線至企業內部網路。但由於外部端可能儲存許多資料（個人帳密、聊天紀錄或聯絡名單），將應對相關資料進行加密保護，若資料不小心外洩，取得資料者也無法對加密資料進行讀取。並根據相關資安法規及標準，使用限定資訊設備，不使用公開及免費的網路連線，降低風險。最後為會議加上密碼保護，來確保與會者的身分與進入機制。
在每次啟用視訊攝影機時，必須先徵詢使用者同意，當視訊攝影機進行直錄播時，要有明顯燈號來表示正在運行中。當有使用者登入使用攝影機時，須立即通知系統管理員。甚至可建立多重認證機制，來變更設備較高的權限操作，使設備不容易被駭入、設定不隨便被調整。
視訊會議軟體，通常都有主持人功能，可管理或移除與會者，防止會議被惡意破壞與中斷。並透過等候室功能，讓主持人管控在特定時間內，管控哪些人可以參加會議，藉此確認與會者身分，並查看有誰試圖加入會議的紀錄。與會者使用螢幕共享時，若畫面不太恰當時，可以透過主持人權限來停用此功能，使會議進程更加順利。
當前的情況，視訊會議與學習，已成為遠距互動不可或缺的行為。但面對資安威脅，企業與個人都應該養成良好的資安意識與警覺，透過定期宣導與訓練，知道在必要時如何操作與防範，才能建立安全又安心的資訊環境。
參考資料出處
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